Présentation de FreeScout – Boîte mail partagée

Présentation
Qu’est-ce que FreeScout ?
FreeScout est un logiciel de boîte mail partagée (shared inbox) et de gestion des emails en équipe.
Il transforme les emails reçus en conversations (ou tickets) afin de faciliter leur suivi, leur traitement et la collaboration entre plusieurs utilisateurs.
C’est une solution :
open source et gratuite
accessible via un navigateur web
connectée à une ou plusieurs boîtes mail (IMAP/SMTP) ()
Concrètement, plusieurs personnes peuvent travailler ensemble sur une même adresse mail sans perdre d’informations.
Fonctionnement général
Chaque email reçu devient une conversation
Les conversations sont visibles par tous les membres de l’équipe
Chaque conversation peut être :
assignée à une personne
suivie
traitée
archivée
FreeScout permet ainsi d’éviter :
les doublons de réponses
les oublis
le manque de visibilité sur qui fait quoi
Fonctionnalité clé : l’assignation des mails
🎯 Principe
Chaque email peut être assigné à un utilisateur spécifique.
👉 Cela signifie :
Une personne devient responsable du traitement du message
Les autres membres savent que le mail est pris en charge
🔧 Fonctionnement
Lorsqu’un mail arrive, il est assigné manuellement à un utilisateur
L’utilisateur assigné reçoit une notification
👉 Cela améliore fortement l’organisation et la réactivité de l’équipe.
Notifications et suivi des emails
FreeScout envoie des notifications par mail aux utilisateurs lorsqu’une action se produit :
nouveau message
message assigné
réponse reçue
👉 Chaque utilisateur peut donc suivre facilement les conversations qui le concernent.

Répondre aux emails : fonctionnement hybride
🔁 Cas 1 : réponse depuis FreeScout
L’utilisateur répond directement dans FreeScout
Le message est envoyé avec l’adresse configurée (ex : contact@...)
Toute l’équipe voit la réponse
🔁 Cas 2 : réponse depuis la messagerie personnelle
C’est une fonctionnalité très pratique 👇
👉 Un utilisateur peut :
recevoir le mail dans sa boîte personnelle
répondre directement depuis sa messagerie (Gmail, Outlook…)
➡️ Grâce à l’intégration email :
la réponse est récupérée automatiquement dans FreeScout
elle apparaît dans la conversation
elle est envoyée avec l’adresse officielle configurée
✔️ Résultat :
L’utilisateur travaille comme d’habitude
Mais tout reste centralisé dans FreeScout
Attention il faut signer les mails envoiyé depuis la messagerie personnelle la signature automatique de freescout ne se rajouterais pas à la fin des mails.

Fonctionnalité payante
De nombreuses fonctionnalités avancées nécessitent l’achat de modules (paiement unique).
Exemples :
Tags (catégorisation des mails) 8€
Réponses enregistrées (modèles de mails) 6€
Workflows (automatisation) 16€
Soumission de tickets via formulaire 14€
Notifications mobiles 10€
Gestion des équipes (Permet de soumettre un ticket à une équipe à la place d'un utilisateur) 12€
Dossiers personnalisés (Permet de ranger les mails dans un dossiers) 8€ 
👉 Ces modules permettent d’aller beaucoup plus loin, mais ne sont pas indispensables au départ.